Come comprimere PDF per email — Riduci le dimensioni veloce

Aggiornato feb 20245 min di lettura

Premi invio su un'email importante e pochi secondi dopo la tua casella di posta ti risponde: "Messaggio non consegnato — l'allegato supera il limite di dimensione." Il report su cui hai lavorato per ore è troppo grande per Gmail, Outlook o qualsiasi servizio email stia tra te e il destinatario. Succede più spesso di quanto si pensi, e la soluzione è più semplice del previsto. Puoi comprimere PDF per email in pochi clic, senza software da installare.

Il trucco è sapere quanto comprimere e quali impostazioni funzionano meglio per l'email. Troppo poca compressione e il file continua a rimbalzare. Troppa e il documento sembra inviato via fax nel 1997. Questa guida copre i passaggi esatti, i livelli di compressione giusti e cosa fare quando la compressione da sola non basta.

Limiti di dimensione degli allegati email

Ogni provider email impone una dimensione massima per gli allegati. Superala e il messaggio rimbalza o fallisce silenziosamente. Ecco i limiti più comuni:

  • Gmail — 25 MB totali per tutti gli allegati combinati
  • Outlook / Microsoft 365 — 20 MB per account personali; alcune configurazioni aziendali consentono fino a 150 MB, ma non fare affidamento
  • Yahoo Mail — 25 MB
  • Apple iCloud Mail — 20 MB (Mail Drop gestisce file più grandi separatamente)
  • Server email aziendali — Spesso 10 MB o meno. Molti reparti IT impostano limiti rigorosi per gestire lo storage del server

Il numero che conta è quello del server del destinatario. Tu potresti avere 25 MB, ma se il tuo cliente usa un server aziendale limitato a 10 MB, il messaggio non arriverà comunque. Nel dubbio, punta sotto i 10 MB — questo passa praticamente su qualsiasi sistema email.

Da notare: gli allegati vengono codificati durante la trasmissione (codifica Base64), aggiungendo circa il 33% di overhead. Un allegato da 20 MB occupa in realtà circa 27 MB di capacità email. Mantieni un margine sotto il limite dichiarato.

Come comprimere un PDF per email — Passo dopo passo

Il nostro PDF Compressor gestisce tutto senza registrazione né installazione. Ecco il processo:

  1. Apri lo strumento — Vai su PDF Compressor nel tuo browser. Funziona su desktop, tablet o telefono.

  2. Carica il tuo PDF — Trascina e rilascia il file o clicca per sfogliare. Vedrai la dimensione attuale del file.

  3. Seleziona un livello di compressione — Per l'email, inizia con medio. Se il file deve stare sotto un limite stretto (diciamo 5 MB), passa ad alto o ultra. La sezione successiva spiega come scegliere.

  4. Abilita scala di grigi (opzionale) — Se il colore non è essenziale — memo interni, report con molto testo, contratti — la scala di grigi riduce ulteriormente le dimensioni senza compromettere la leggibilità.

  5. Comprimi e controlla la dimensione — Clicca comprimi. Lo strumento mostra le dimensioni prima e dopo. Se il risultato rientra nel tuo limite email, scaricalo e allegalo. Altrimenti, prova un livello superiore o leggi la sezione alternative qui sotto.

Fatto. Il tuo originale resta intatto e la versione compressa è pronta da allegare.

Scegliere il livello di compressione giusto per email

Il livello giusto dipende dal tuo limite email e dal contenuto del PDF.

  • Medio — Riduce le dimensioni in modo significativo mantenendo le immagini nitide. Ideale quando cerchi di stare sotto il limite di 25 MB di Gmail e il tuo file è nell'intervallo 30–40 MB. I documenti appaiono professionali quando aperti.

  • Alto — File notevolmente più piccoli. Leggero ammorbidimento delle immagini allo zoom, ma perfettamente leggibile a schermo. Migliore quando devi stare sotto 10–15 MB. Report, presentazioni e documenti interni gestiscono bene questo livello.

  • Ultra — Riduzione aggressiva delle dimensioni. Da usare quando punti a un limite stretto come 5 MB. Aspettati una riduzione visibile della qualità su foto e grafici dettagliati. Sufficiente per revisioni rapide e documenti non destinati alla stampa.

  • Massimo — L'output più piccolo possibile. Riservalo a situazioni dove la consegna conta più dell'aspetto. Il testo resta leggibile; le immagini ne risentono.

Per la maggior parte degli scenari email, la compressione alta fa il suo lavoro. Inizia da lì e aumenta solo se necessario. Apri sempre il file compresso per verificare che sia accettabile prima di inviarlo.

Cosa fare se il PDF è ancora troppo grande?

A volte anche la compressione massima non riduce abbastanza il file. Ecco cosa fare:

Dividi il PDF in parti. Usa il nostro strumento Split PDF per dividere il documento in sezioni più piccole. Invia ogni parte come email separata. Un report da 40 MB può diventare due file da 8 MB che rientrano entrambi sotto un limite di 10 MB. Etichettali chiaramente — "Report Q4 Parte 1 di 2".

Rimuovi le pagine non necessarie. Il destinatario ha davvero bisogno dell'appendice, della copertina o di quelle dieci pagine di riferimenti? Eliminare pagine prima di comprimere spesso ti porta sotto il limite. Usa Split PDF per estrarre solo le pagine importanti.

Converti in scala di grigi. Se non l'hai ancora provato, abilita l'opzione scala di grigi in PDF Compressor. Le immagini a colori usano molti più dati. Per documenti con molto testo, la scala di grigi può ridurre il file di un ulteriore 20–40%.

Riduci la risoluzione delle immagini. Se il tuo PDF proviene da PowerPoint o da immagini ad alta risoluzione, considera di esportare il file sorgente a una risoluzione inferiore prima, poi salvalo come PDF.

Usa un link cloud. Quando il file semplicemente non riesce a diventare abbastanza piccolo, caricalo su Google Drive, Dropbox o OneDrive e condividi un link. Questo bypassa completamente i limiti degli allegati.

Consigli per PDF pronti per l'email

  • Controlla la dimensione prima di allegare. Clic destro sul file e controlla le proprietà. Confronta con il limite probabile del destinatario, non solo il tuo.

  • Comprimi prima di unire. Se stai combinando più PDF con Merge PDFs prima di inviare per email, comprimi ciascuno prima.

  • Nomina il file chiaramente. "Fattura_Marzo_2026.pdf" è meglio di "compresso_finale_v2.pdf." Il destinatario non dovrebbe dover indovinare il contenuto.

  • Testa inviandoti l'email. Se non sei sicuro che l'allegato passerà, invialo prima a te stesso.

  • Considera il dispositivo del destinatario. Un PDF da 20 MB su una connessione mobile lenta può richiedere molto tempo per il download. File più piccoli sono una cortesia.

  • Evita ZIP per PDF singoli. Zippare un PDF compresso raramente risparmia spazio significativo, e alcuni filtri email bloccano gli allegati ZIP.

FAQ

Qual è il miglior livello di compressione per gli allegati email?

La compressione alta funziona per la maggior parte degli scenari email. Riduce significativamente le dimensioni mantenendo il testo nitido e le immagini abbastanza chiare per la visualizzazione a schermo. Per limiti molto stretti (5 MB o meno), prova ultra o massimo e verifica il risultato.

Perché il mio PDF è ancora troppo grande dopo la compressione?

Se il PDF contiene principalmente immagini ad alta risoluzione o pagine scansionate, la compressione da sola potrebbe non bastare. Prova ad abilitare la scala di grigi, rimuovere le pagine non necessarie con Split PDF o dividere il documento in più file più piccoli.

Comprimere un PDF per email riduce la qualità?

Dipende dal livello. Le compressioni media e alta causano una perdita di qualità minima — il testo resta nitido e le immagini appaiono bene a schermo. Ultra e massimo comprimono più aggressivamente. Per la maggior parte degli usi email, il compromesso vale la pena. Visualizza sempre l'anteprima prima di inviare.

Posso comprimere un PDF per email dal mio telefono?

Sì. Il nostro PDF Compressor funziona in qualsiasi browser mobile moderno. Carica il file, scegli il livello di compressione e scarica il risultato. Nessuna app necessaria.

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