如何压缩PDF用于邮件发送 — 快速缩小文件大小

你点击了一封重要邮件的发送按钮，几秒后收件箱弹出通知："邮件未送达——附件超出大小限制。"你花了几个小时精心制作的报告对于Gmail、Outlook或其他邮件服务来说太大了。这种情况比你想象的更常见，而解决方案比你预期的更简单。你可以在几次点击内压缩PDF用于邮件发送，无需安装任何软件。

关键是知道该压缩多少，以及哪种设置最适合邮件发送。压缩太少，文件仍然会被拒绝。压缩太多，文档看起来像是1997年的传真。本指南涵盖了确切步骤、合适的压缩级别，以及当压缩本身不够时该怎么办。

邮件附件大小限制

每个邮件服务商都设定了最大附件大小。超过限制，邮件要么被退回，要么悄无声息地发送失败。以下是常见的限制：

重要的是收件人服务器的限制。你可能有25 MB的限制，但如果你的客户使用限制为10 MB的企业服务器，邮件仍然无法送达。如果不确定，目标定在10 MB以下——这几乎能通过所有邮件系统。

值得注意的是：附件在传输过程中会被编码（Base64编码），这会增加大约33%的开销。一个20 MB的附件实际上占用约27 MB的邮件容量。在标明的限制之下保留缓冲空间。

我们的PDF Compressor无需注册或安装即可处理。以下是步骤：

打开工具 — 在浏览器中访问PDF Compressor。支持电脑、平板和手机。
上传PDF — 拖放文件或点击浏览。当前文件大小会显示出来。
选择压缩级别 — 用于邮件时，从中等开始。如果文件需要低于严格限制（比如5 MB），切换到高或超高。下一节说明如何选择。
启用灰度（可选） — 如果颜色不重要——内部备忘录、文本为主的报告、合同——灰度可以在不影响可读性的情况下进一步缩小文件。
压缩并检查大小 — 点击压缩按钮。工具会显示压缩前后的文件大小。如果结果在你的邮件限制内，下载并附上。如果不行，尝试更高的压缩级别或阅读下方的替代方案部分。

就这样。你的原文件保持不变，压缩版本可以直接附上。

合适的级别取决于你的邮件限制和PDF内容。

大多数邮件场景中，高压缩就能解决问题。从这里开始，只在需要时提高。发送前务必打开压缩文件确认它看起来可以接受。

有时即使最大压缩也不够。以下是你的选择：

将PDF分割成多个部分。 使用我们的Split PDF工具将文档分成较小的部分。将每个部分作为单独的邮件发送。一个40 MB的报告可以变成两个8 MB的文件，都能在10 MB的限制内。清楚地标注——"Q4报告第1部分（共2部分）"。

删除不必要的页面。 收件人真的需要附录、封面或那十页参考文献吗？压缩前删减页面通常能让你低于限制。使用Split PDF只提取重要的页面。

转换为灰度。 如果还没试过，在PDF Compressor中启用灰度选项。彩色图像占用的数据明显更多。对于文本为主的文档，灰度可以再减少20-40%。

降低图像分辨率。 如果PDF是从PowerPoint或高分辨率图像创建的，考虑先以较低分辨率导出源文件，然后保存为PDF。

使用云链接。 当文件实在无法足够小时，上传到Google Drive、Dropbox或OneDrive并分享链接。这完全绕过了附件限制。

高压缩适用于大多数邮件场景。它在保持文本清晰和图像足够清楚的同时大幅缩小文件。对于非常严格的限制（5 MB或更少），尝试超高或最大并验证结果。

如果PDF主要包含高分辨率图像或扫描页面，仅靠压缩可能不够。尝试启用灰度、使用Split PDF删除不必要的页面，或将文档分割成多个较小的文件。

取决于级别。中等和高压缩造成的可见质量损失最小——文本保持清晰，图像在屏幕上看起来很好。超高和最大压缩更激进。对于大多数邮件用途，这种折衷是值得的。发送前务必预览。

可以。我们的PDF Compressor在任何现代移动浏览器中都能使用。上传文件，选择压缩级别，下载结果。不需要安装应用。