Cómo comprimir PDF para email — Reduce el tamaño rápido

Presionas enviar en un email importante y segundos después tu bandeja te devuelve el mensaje: "No se pudo entregar — el adjunto excede el límite de tamaño." El informe en el que trabajaste durante horas es demasiado grande para Gmail, Outlook o cualquier servicio de correo que esté entre tú y tu destinatario. Esto ocurre más a menudo de lo que pensarías, y la solución es más simple de lo que parece. Puedes comprimir PDF para email en unos pocos clics, sin instalar software.

El truco está en saber cuánto comprimir y qué configuración funciona mejor para email. Muy poca compresión y el archivo sigue rebotando. Demasiada y el documento parece enviado por fax en 1997. Esta guía cubre los pasos exactos, los niveles de compresión adecuados y qué hacer cuando la compresión sola no alcanza.

Límites de tamaño para adjuntos de email

Cada proveedor de correo tiene un tamaño máximo para adjuntos. Si lo superas, tu mensaje rebota o falla silenciosamente. Estos son los límites más comunes:

Gmail — 25 MB en total para todos los adjuntos combinados
Outlook / Microsoft 365 — 20 MB para cuentas personales; algunas configuraciones empresariales permiten hasta 150 MB, pero no cuentes con ello
Yahoo Mail — 25 MB
Apple iCloud Mail — 20 MB (Mail Drop maneja archivos más grandes por separado)
Servidores corporativos — A menudo 10 MB o menos. Muchos departamentos de TI establecen límites estrictos para gestionar el almacenamiento

Lo que importa es el límite del servidor de tu destinatario. Tú puedes tener 25 MB, pero si tu cliente usa un servidor corporativo limitado a 10 MB, el mensaje no llegará. En caso de duda, apunta a menos de 10 MB — eso pasa por casi cualquier sistema de correo.

Dato importante: los adjuntos se codifican durante la transmisión (codificación Base64), lo que añade aproximadamente un 33% de sobrecarga. Un adjunto de 20 MB realmente ocupa unos 27 MB de capacidad. Mantén un margen por debajo del límite indicado.

Cómo comprimir un PDF para email — Paso a paso

Nuestro PDF Compressor lo hace sin registro ni instalación. Así funciona:

Abre la herramienta — Ve a PDF Compressor en tu navegador. Funciona en escritorio, tablet o teléfono.
Sube tu PDF — Arrastra y suelta el archivo o haz clic para buscar. Verás el tamaño actual del archivo.
Selecciona un nivel de compresión — Para email, empieza con medio. Si el archivo necesita estar bajo un límite estricto (digamos 5 MB), salta a alto o ultra. En la siguiente sección explicamos cómo elegir.
Activa escala de grises (opcional) — Si el color no es crítico — memos internos, informes con mucho texto, contratos — la escala de grises reduce más el tamaño sin afectar la legibilidad.
Comprime y verifica el tamaño — Presiona comprimir. La herramienta muestra los tamaños antes y después. Si el resultado cabe en tu límite de email, descárgalo y adjúntalo. Si no, prueba un nivel mayor o lee la sección de alternativas más abajo.

Listo. Tu original permanece intacto y la versión comprimida está lista para adjuntar.

Elegir el nivel de compresión adecuado para email

El nivel correcto depende de tu límite de email y del contenido del PDF.

Medio — Reduce el tamaño notablemente manteniendo las imágenes claras. Ideal cuando intentas estar bajo el límite de 25 MB de Gmail y tu archivo está en el rango de 30–40 MB. Los documentos se ven profesionales al abrirlos.
Alto — Archivos considerablemente más pequeños. Algo de suavizado en imágenes al hacer zoom, pero perfectamente legible en pantalla. Mejor cuando necesitas estar bajo 10–15 MB. Informes, presentaciones y documentos internos lo manejan bien.
Ultra — Reducción agresiva de tamaño. Úsalo cuando apuntas a un límite estricto como 5 MB. Espera cierta reducción visible de calidad en fotos y gráficos detallados. Suficiente para revisiones rápidas y documentos que no se imprimirán.
Máximo — La salida más pequeña posible. Resérvalo para situaciones donde la entrega importa más que la apariencia. El texto se mantiene legible; las imágenes se ven afectadas.

Para la mayoría de escenarios de email, la compresión alta cumple el objetivo. Empieza ahí y sube solo si es necesario. Siempre abre el archivo comprimido para verificar que se ve aceptable antes de enviarlo.

¿Qué hacer si el PDF sigue siendo muy grande?

A veces incluso la compresión máxima no reduce lo suficiente. Esto es lo que puedes hacer:

Divide el PDF en partes. Usa nuestra herramienta Split PDF para dividir el documento en secciones más pequeñas. Envía cada parte en un email separado. Un informe de 40 MB puede convertirse en dos archivos de 8 MB que caben bajo un límite de 10 MB. Etiquétalos claramente — "Informe Q4 Parte 1 de 2".

Elimina páginas innecesarias. ¿Realmente el destinatario necesita el apéndice, la portada o esas diez páginas de referencias? Recortar páginas antes de comprimir suele lograr que quedes bajo el límite. Usa Split PDF para extraer solo las páginas importantes.

Convierte a escala de grises. Si aún no lo has probado, activa la opción de escala de grises en PDF Compressor. Las imágenes a color usan significativamente más datos. Para documentos con mucho texto, la escala de grises puede reducir el archivo entre un 20–40% adicional.

Reduce la resolución de imágenes. Si tu PDF proviene de PowerPoint o de imágenes de alta resolución, considera exportar el archivo fuente a menor resolución primero y luego guardarlo como PDF.

Usa un enlace en la nube. Cuando el archivo simplemente no puede hacerse lo suficientemente pequeño, súbelo a Google Drive, Dropbox o OneDrive y comparte un enlace. Esto evita los límites de adjuntos por completo.

Consejos para PDFs listos para email

Verifica el tamaño antes de adjuntar. Haz clic derecho en el archivo y revisa las propiedades. Compara con el límite probable del destinatario, no solo con el tuyo.
Comprime antes de combinar. Si vas a unir varios PDFs con Merge PDFs antes de enviar por email, comprime cada uno primero.
Nombra el archivo claramente. "Factura_Marzo_2026.pdf" es mejor que "comprimido_final_v2.pdf." El destinatario no debería tener que adivinar el contenido.
Prueba enviándotelo a ti mismo. Si no estás seguro de que el adjunto pasará, envíatelo primero a tu propio correo.
Considera el dispositivo del destinatario. Un PDF de 20 MB en una conexión móvil lenta puede tardar mucho en descargarse. Los archivos más pequeños son una cortesía.
Evita ZIP para PDFs individuales. Comprimir un PDF ya comprimido en ZIP rara vez ahorra espacio significativo, y algunos filtros de correo bloquean adjuntos ZIP.

FAQ

¿Cuál es el mejor nivel de compresión para adjuntos de email?

La compresión alta funciona para la mayoría de escenarios. Reduce el tamaño significativamente manteniendo el texto nítido y las imágenes claras para visualización en pantalla. Para límites muy estrictos (5 MB o menos), prueba ultra o máximo y verifica que el resultado sea aceptable.

¿Por qué mi PDF sigue siendo muy grande después de comprimir?

Si el PDF contiene principalmente imágenes de alta resolución o páginas escaneadas, la compresión sola puede no ser suficiente. Prueba activar escala de grises, eliminar páginas innecesarias con Split PDF o dividir el documento en varios archivos más pequeños.

¿Comprimir un PDF para email reduce la calidad?

Depende del nivel. La compresión media y alta causan pérdida de calidad mínima — el texto permanece nítido y las imágenes se ven bien en pantalla. Ultra y máximo comprimen más agresivamente. Para la mayoría de usos de email, el compromiso vale la pena. Siempre previsualiza antes de enviar.

¿Puedo comprimir un PDF para email desde mi teléfono?

Sí. Nuestro PDF Compressor funciona en cualquier navegador móvil moderno. Sube el archivo, elige tu nivel de compresión y descarga el resultado. No necesitas ninguna app.

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