PDF安全指南 — 加密、密碼與保護

每年，組織因未經授權的存取、意外共享和資料外洩而遺失數百萬份文件。如果您的PDF包含合約、財務資料、醫療紀錄或任何敏感資訊，不加保護就如同寄明信片而非密封信件。PDF安全功能正是為此而存在——讓您控制誰可以開啟、閱讀、列印和修改您的文件。

本指南涵蓋了您需要了解的PDF安全知識：可用的保護類型、加密的運作原理，以及您現在就可以採取的實用步驟來鎖定檔案。

為什麼PDF安全很重要

PDF是共享官方文件最廣泛使用的格式。但標準PDF預設沒有存取限制。任何擁有檔案的人都可以開啟、複製文字、列印或使用適當的軟體編輯它。

當您的文件包含以下內容時，這種開放性就成了問題：

機密商業資料 — 財務報告、策略文件、價格表和董事會簡報。
法律文件 — 合約、保密協議、法院文件和和解協議。
個人資訊 — 報稅資料、醫療紀錄、身分證件和保險表格。
智慧財產 — 研究論文、產品設計和專有方法論。

一份未受保護的PDF落入錯誤的手中，可能導致經濟損失、法律責任、監管處罰或聲譽損害。PDF安全功能讓您可以添加隨文件一起傳輸的保護層——無論文件最終到達何處。

PDF保護類型

PDF支援兩種不同的密碼保護類型，理解它們的區別對於選擇正確的方法至關重要。

使用者密碼（開啟密碼）

使用者密碼阻止任何人在不輸入正確密碼的情況下開啟PDF。整份文件被加密，密碼作為解密金鑰。沒有密碼，檔案內容完全無法讀取——不僅僅是隱藏，而是經過密碼學處理的亂碼。

當保密性是首要關注點時，使用使用者密碼。這是合約、財務報表、醫療紀錄以及只應由特定人員檢視的文件的正確選擇。

擁有者密碼（權限密碼）

擁有者密碼不會阻止開啟檔案。相反，它限制特定操作：列印、複製文字、編輯內容、擷取頁面或填寫表單欄位。收件人可以自由檢視文件，但在沒有擁有者密碼的情況下無法執行受限操作。

這適用於您希望人們閱讀但不修改的文件——發布的報告、政策文件或需要防止未經授權修改的提案。

兩者結合

為了獲得最大安全性，同時使用兩個密碼。使用者密碼控制誰可以開啟文件。擁有者密碼控制開啟後可以做什麼。這種分層方法為您提供對文件存取和使用的精細控制。

如何為PDF設定密碼保護

使用PDF保護工具為PDF添加密碼保護非常簡單。無需安裝軟體，無需註冊帳戶。

開啟工具 — 在瀏覽器中開啟Protect PDF。支援桌面端、平板和手機。
上傳PDF — 拖放檔案或點擊瀏覽。支援任何大小的標準PDF檔案。
設定強密碼 — 選擇至少12個字元的密碼。混合使用大小寫字母、數字和符號。避免使用姓名、日期或常見單字等可預測的選擇。
保護並下載 — 點擊保護按鈕。您的PDF將使用所選密碼加密。下載受保護的副本。
單獨分享密碼 — 切勿透過與檔案相同的管道發送密碼。如果透過電子郵件發送PDF，請透過簡訊、電話或安全通訊應用分享密碼。

您的原始檔案保持不變。該工具建立新的加密副本，因此您始終有未受保護的版本作為備份。

理解PDF權限

PDF權限讓您精細控制收件人可以對文件執行的操作。以下是您可以限制的關鍵權限：

檢視 — 由使用者密碼控制。沒有密碼，文件完全無法開啟。
列印 — 您可以完全允許或封鎖列印，或僅允許低解析度列印以防止高品質複製。
編輯 — 防止對文件內容的修改，包括新增或刪除頁面。
複製 — 封鎖文字和影像選取，防止複製貼上文件內容。
表單填寫 — 允許或限制填寫互動式表單欄位的能力。
評論和註解 — 控制收件人是否可以向文件新增備註、醒目提示或印章。

權限由PDF閱讀器軟體執行。大多數知名PDF閱讀器（Adobe Acrobat、Preview、基於瀏覽器的檢視器）遵守這些限制。需要注意的是：權限不如加密那麼強。有決心的使用者使用專業工具可能繞過權限限制，這就是為什麼將權限與使用者密碼結合使用能提供最佳保護。

加密標準

PDF安全的強度在很大程度上取決於所使用的加密演算法。兩個標準主導著現代PDF加密。

128位元AES

128位元金鑰的AES（進階加密標準）自PDF 1.6版本以來一直是PDF加密的基準。它提供了對大多數使用案例而言綽綽有餘的強大保護。以當前的運算能力，對128位元AES的暴力破解攻擊需要數十億年。

256位元AES

在PDF 2.0版本中引入的256位元AES提供了更大的金鑰空間。雖然128位元AES已經實際上不可破解，但256位元AES是政府和軍事級安全推薦的標準。它是PDF規範中可用的最高加密級別。

兩個標準都被認為對日常和專業使用是安全的。PDF安全的真正漏洞幾乎從來不是加密演算法——而是弱密碼。用256位元AES加密但密碼是「1234」的文件很容易被破解。始終將強加密與強密碼結合使用。

額外的安全措施

密碼保護和加密是基礎，但幾項額外措施可以加強您的PDF安全態勢。

浮水印

為PDF新增浮水印可以建立針對未授權共享的可見威懾。在文件上標記「機密」、收件人姓名或日期以建立問責制。即使有人擷取螢幕畫面或列印文件，浮水印依然存在。

塗黑

在共享文件之前，永久刪除收件人不需要看到的敏感資訊。與簡單地在文字上放置黑色方塊不同，正確的塗黑會刪除底層資料，使其無法復原。

數位簽章

數位簽章驗證文件自簽署以來未被竄改。它確認簽署者的身分並確保文件的完整性。數位簽章對於合約、正式通信和監管申報至關重要。

檔案壓縮

在共享之前使用PDF壓縮減小檔案大小。較小的檔案更容易透過安全管道傳送，如通常有附件大小限制的加密電子郵件。

何時移除安全保護

並非每個PDF都需要永遠保持鎖定。有正當理由移除密碼保護：

內部存檔 — 為傳輸而加密但現在儲存在安全內部系統中的文件不再需要個別的密碼。
協作 — 團隊成員可能需要完整的編輯權限。移除限制可以實現高效協作。
無障礙性 — 受密碼保護的檔案可能更難被螢幕閱讀器和輔助技術存取。
便利性 — 安全顧慮已過的舊檔案可以解鎖，以避免管理密碼的麻煩。

當需要時，使用移除密碼工具建立解鎖版本。您需要當前密碼才能移除保護——這是安全功能，而非限制。

PDF安全最佳實踐

根據敏感度匹配安全級別 — 並非每個PDF都需要256位元加密。餐廳菜單不需要密碼。合併協議需要。評估風險並相應地進行保護。
使用強大而獨特的密碼 — 至少12個字元，包含大小寫字母、數字和符號。切勿在文件之間重複使用密碼。
透過不同管道分享密碼 — 始終透過與文件不同的管道發送密碼。
使用密碼管理器 — 將PDF密碼與其他憑證一起儲存。忘記密碼意味著永久失去存取權限。
分發前先保護 — 在文件離開您的控制之前新增安全保護。一旦未受保護的版本流出，您無法收回。
定期稽核存取權限 — 審查誰有權存取敏感文件。當團隊成員離開時，撤銷存取權限並變更密碼。
組合多層保護 — 對需要最高安全級別的文件，使用加密+浮水印+權限。

常見問題

使用者密碼和擁有者密碼有什麼區別？

使用者密碼完全阻止開啟PDF——沒有密碼，文件是加密且不可讀的。擁有者密碼允許開啟文件但限制列印、編輯和複製等操作。為了最大安全性，同時使用兩者。

PDF加密能被破解嗎？

加密本身（128位元或256位元AES）以當前技術實際上無法破解。薄弱環節始終是密碼。短的或可預測的密碼可以被暴力破解工具在幾分鐘內破解。12個字元或更多的強隨機密碼使破解變得不切實際。

我需要特殊軟體才能開啟受密碼保護的PDF嗎？

不需要。任何標準PDF閱讀器——Adobe Acrobat Reader、Apple Preview、Chrome的內建檢視器或大多數行動PDF應用程式——都可以開啟受密碼保護的PDF。您只需要正確的密碼。

如何從我擁有的PDF中移除密碼？

使用移除密碼工具。上傳受保護的PDF，輸入當前密碼，然後下載解鎖版本。您必須知道現有密碼——沒有繞過的方法。