如何壓縮PDF用於電子郵件 — 快速縮小檔案大小

你按下了一封重要郵件的傳送按鈕，幾秒後收件匣跳出通知：「郵件未送達——附件超出大小限制。」你花了好幾個小時精心製作的報告，對Gmail、Outlook或其他郵件服務來說太大了。這種情況比你想像的更常見，而解決方案比預期的更簡單。你可以在幾次點擊內壓縮PDF用於電子郵件，無需安裝任何軟體。

關鍵是知道該壓縮多少，以及哪種設定最適合電子郵件。壓縮太少，檔案仍然會被拒絕。壓縮太多，文件看起來像是1997年的傳真。本指南涵蓋了確切步驟、合適的壓縮等級，以及當壓縮本身不夠時該怎麼辦。

電子郵件附件大小限制

每個郵件服務商都設定了最大附件大小。超過限制，郵件要麼被退回，要麼無聲無息地傳送失敗。以下是常見的限制：

重要的是收件人伺服器的限制。你可能有25 MB的限制，但如果你的客戶使用限制為10 MB的企業伺服器，郵件仍然無法送達。如果不確定，目標定在10 MB以下——這幾乎能通過所有郵件系統。

值得注意：附件在傳輸過程中會被編碼（Base64編碼），這會增加大約33%的額外負擔。一個20 MB的附件實際上佔用約27 MB的郵件容量。在標明的限制之下保留緩衝空間。

我們的PDF Compressor無需註冊或安裝即可處理。以下是步驟：

開啟工具 — 在瀏覽器中造訪PDF Compressor。支援電腦、平板和手機。
上傳PDF — 拖放檔案或點擊瀏覽。目前的檔案大小會顯示出來。
選擇壓縮等級 — 用於電子郵件時，從中等開始。如果檔案需要低於嚴格限制（比如5 MB），切換到高或超高。下一節說明如何選擇。
啟用灰階（可選） — 如果顏色不重要——內部備忘錄、文字為主的報告、合約——灰階可以在不影響可讀性的情況下進一步縮小檔案。
壓縮並檢查大小 — 點擊壓縮按鈕。工具會顯示壓縮前後的檔案大小。如果結果在你的郵件限制內，下載並附上。如果不行，嘗試更高的壓縮等級或閱讀下方的替代方案部分。

就這樣。你的原始檔案保持不變，壓縮版本可以直接附上。

合適的等級取決於你的郵件限制和PDF內容。

大多數電子郵件場景中，高壓縮就能解決問題。從這裡開始，只在需要時提高。傳送前務必開啟壓縮檔案確認它看起來可以接受。

有時即使最大壓縮也不夠。以下是你的選擇：

將PDF分割成多個部分。 使用我們的Split PDF工具將文件分成較小的部分。將每個部分作為單獨的郵件傳送。一個40 MB的報告可以變成兩個8 MB的檔案，都能在10 MB的限制內。清楚地標註——「Q4報告第1部分（共2部分）」。

刪除不必要的頁面。 收件人真的需要附錄、封面或那十頁參考文獻嗎？壓縮前刪減頁面通常能讓你低於限制。使用Split PDF只擷取重要的頁面。

轉換為灰階。 如果還沒試過，在PDF Compressor中啟用灰階選項。彩色影像佔用的資料明顯更多。對於文字為主的文件，灰階可以再減少20-40%。

降低影像解析度。 如果PDF是從PowerPoint或高解析度影像建立的，考慮先以較低解析度匯出來源檔案，然後儲存為PDF。

使用雲端連結。 當檔案實在無法足夠小時，上傳到Google Drive、Dropbox或OneDrive並分享連結。這完全繞過了附件限制。

高壓縮適用於大多數電子郵件場景。它在保持文字清晰和影像足夠清楚的同時大幅縮小檔案。對於非常嚴格的限制（5 MB或更少），嘗試超高或最大並驗證結果。

如果PDF主要包含高解析度影像或掃描頁面，僅靠壓縮可能不夠。嘗試啟用灰階、使用Split PDF刪除不必要的頁面，或將文件分割成多個較小的檔案。

取決於等級。中等和高壓縮造成的可見品質損失最小——文字保持清晰，影像在螢幕上看起來很好。超高和最大壓縮更積極。對於大多數電子郵件用途，這種取捨是值得的。傳送前務必預覽。

可以。我們的PDF Compressor在任何現代行動瀏覽器中都能使用。上傳檔案，選擇壓縮等級，下載結果。不需要安裝應用程式。