PDF vs DOCX — 何時使用哪種格式及原因

更新於 2024 年 2 月5 分鐘閱讀

你剛完成一份報告、提案或履歷——現在需要發送出去。儲存為PDF還是Word文件？這看似是個小決定，但選錯格式可能導致排版錯亂、意外編輯，或者檔案在對方那裡打不開。PDF vs DOCX這個問題在辦公室、學校和自由接案的工作流程中不斷出現。

簡短回答：取決於接下來會發生什麼。如果文件已定稿且需要在任何地方看起來一樣，PDF勝出。如果其他人需要編輯或協作，DOCX是更好的選擇。但真正的答案更有細節——讓我們詳細分析每種格式何時出色、何時不足。

PDF：優勢與劣勢

PDF（可攜式文件格式）由Adobe在1990年代初創建，只有一個目標：讓文件在任何裝置和作業系統上看起來完全一樣。這個核心承諾至今仍然有效。

優勢：

  • 像素級一致性 — PDF在Windows、Mac、Linux、iOS和Android上的呈現效果相同。字型、圖片、邊距和間距保持在你放置的精確位置。
  • 緊湊的檔案大小 — PDF高效壓縮文字和圖片，特別是對於頁數較多的文件。你還可以用PDF壓縮工具進一步縮小。
  • 安全選項 — 你可以為PDF設定密碼保護、限制列印、阻止複製，並使用PDF簽名工具新增數位簽章。
  • 通用相容性 — 每個現代瀏覽器、手機和作業系統都可以在沒有額外軟體的情況下開啟PDF。
  • 歸檔標準 — PDF/A是ISO認證的長期文件保存格式。法律、醫療和政府部門都依賴它。

劣勢：

  • 難以編輯 — PDF不是為編輯而設計的。修改通常需要先轉換為其他格式，或使用專門的PDF編輯器。
  • 不適合協作 — 你無法像在Word中那樣追蹤變更或留下行內批註。
  • 表單限制 — 雖然PDF支援可填寫表單，但從零開始建立比在Word中更複雜。

DOCX：優勢與劣勢

DOCX是Microsoft Word的原生格式，於2007年作為Office Open XML標準的一部分推出。它是大多數文字文件的預設工作格式。

優勢：

  • 輕鬆編輯 — 開啟、修改、儲存。DOCX就是為撰寫和修改而生的。
  • 協作功能 — 追蹤修訂、批註和即時共同編輯（在Microsoft 365或Google Docs中）使DOCX成為團隊工作流的首選格式。
  • 範本和樣式 — Word的樣式系統讓你建立具有可重複使用格式的一致文件。標題、清單和表格樣式只需一鍵就能在整個文件中更新。
  • 合併列印和自動化 — DOCX與資料來源整合，支援合併列印、套用信函和自動文件產生。
  • 豐富內容支援 — 圖表、SmartArt、嵌入的試算表和巨集都可以在DOCX檔案中運作。

劣勢：

  • 顯示不一致 — DOCX檔案可能因軟體和安裝的字型不同而顯示不同。在LibreOffice或Google Docs中開啟Word檔案，排版可能會偏移。
  • 檔案更大 — 包含圖片和嵌入物件的DOCX檔案往往比等效的PDF更大。在透過郵件傳送或儲存數百個文件時，這很重要。
  • 安全漏洞 — DOCX檔案預設可編輯。任何收到檔案的人都可以修改內容——無論是有意還是無意——除非你設定了限制。
  • 版本碎片化 — 不同版本的Word對功能的處理方式不同。在Word 2024中建立的文件可能在Word 2016中無法正確顯示。

何時使用PDF

當文件已完成且你需要控制其外觀時，PDF是正確的選擇。最常見的PDF場景：

  • 傳送最終報告或提案 — 你不希望收件人重新排列你精心設計的版面。PDF將一切鎖定到位。
  • 跨平台分享 — 如果你不確定收件人使用什麼軟體或裝置，PDF是最安全的選擇。它在任何地方看起來都一樣。
  • 列印 — PDF保留精確的尺寸、色彩和字型呈現。對於印刷品——手冊、傳單、名片——PDF是標準格式。查看我們的PDF列印指南獲取詳細建議。
  • 歸檔 — 稅務記錄、合約、合規文件以及任何需要長期保存的內容都應儲存為PDF/A。
  • 表單和簽名 — 可填寫的PDF表單和數位簽章使PDF成為合約、申請和官方文件的標準。PDF簽名工具無需列印或掃描即可完成。
  • 保護內容 — 需要防止未授權的編輯或複製？為PDF設定密碼保護來控制存取和權限。

何時使用DOCX

當文件仍在進行中或多人需要貢獻時，DOCX是正確的選擇。關鍵場景：

  • 起草和修改 — 初稿、大綱以及將經歷多輪編輯的所有內容都適合用DOCX。追蹤修訂使修改歷史透明化。
  • 團隊協作 — 當三個人需要對不同部分發表評論或同時編輯時，帶雲端共享的DOCX可以順暢處理。
  • 範本和重複文件 — 會議議程、週報、發票和信函受益於具有預定義樣式的可重複使用DOCX範本。
  • 學術寫作 — 研究論文、學位論文和作業通常需要以DOCX提交，以便同儕審查、指導教授回饋和格式調整。
  • 輸入其他系統的內容 — DOCX內容比PDF內容更容易被CMS平台、翻譯工具和出版軟體擷取、索引和處理。

如何在格式之間轉換

有時你從一種格式開始，卻需要另一種。好消息是：PDF和DOCX之間的轉換很簡單。

PDF轉DOCX

當你收到需要編輯的PDF——可能合約需要修改、報告需要更新數據，或者你想重複使用舊文件的內容——先轉換為Word。

  1. **開啟PDF轉Word轉換器**並上傳檔案
  2. 下載DOCX — 文字、圖片和基本格式得以保留
  3. 在Word中編輯或使用任何相容的編輯器，然後儲存

轉換對文字型PDF效果最好。掃描文件可能需要先進行OCR處理來擷取文字。

DOCX轉PDF

當你的Word文件完成並準備好分發時：

  1. 在Microsoft Word中 — 前往 檔案 → 另存新檔 → 選擇PDF格式
  2. 在Google Docs中 — 前往 檔案 → 下載 → PDF文件
  3. 在LibreOffice中 — 前往 檔案 → 匯出為PDF

需要注意：轉換為PDF是為保留版面的單向過程。取得PDF後，編輯需要返回原始DOCX或使用PDF編輯器。

常見場景——選擇哪種格式

日常情況的快速參考：

  • 傳送履歷 → PDF。需要在每個螢幕和印表機上看起來完美。
  • 協作編寫專案提案 → 起草階段用DOCX，最終提交時匯出為PDF。
  • 透過郵件傳送發票 → PDF。專業、緊湊，防止意外修改。
  • 撰寫部落格草稿供審閱 → DOCX。審閱者需要追蹤修訂和批註功能。
  • 提交法律合約 → 帶數位簽章的PDF。防竄改且具有法律效力。
  • 建立印刷傳單 → PDF。精確保留色彩、字型和尺寸。
  • 內部分享會議記錄 → 如果需要補充內容用DOCX，如果是最終版用PDF。
  • 歸檔稅務文件 → PDF/A，確保長期可讀性。
  • 填寫申請表 → 帶可填寫欄位的PDF。格式乾淨一致。
  • 建立文件範本 → DOCX。Word的範本系統專為重複使用而設計。

規律很清楚：進行中的工作用DOCX，完成品用PDF。

常見問題

可以像編輯Word文件一樣編輯PDF嗎？

不能直接編輯。PDF不是為自由編輯設計的。你可以用PDF編輯器做小修改，但對於大幅修改，最好先將PDF轉換為Word，進行編輯，然後再匯出回PDF。

PDF轉DOCX會遺失格式嗎？

轉換過程中某些格式可能會偏移，特別是複雜排版、特殊字型或掃描頁面。簡單的以文字為主的文件轉換效果很好。對於掃描PDF，先執行OCR確保文字被辨識後再轉換。

哪種格式更安全？

PDF具有更強的內建安全選項——密碼保護、加密、權限控制和數位簽章。DOCX檔案也可以設定密碼保護，但保護力度較弱。對於敏感文件，帶密碼保護的PDF是更安全的選擇。

商務文件應該用PDF還是DOCX傳送？

最終定稿的文件用PDF傳送——提案、發票、報告、合約。當收件人需要編輯或協作時分享DOCX。如果不確定，就問收件人更偏好哪種格式。

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